Mit einem elektronischen Fahrtenbuch dokumentieren Arbeitnehmer und Selbstständige ihre Fahrten zur Abrechnung und für das Finanzamt. Mit diesen besten Fahrtenbuch-Apps klappt die Dokumentation schnell und einfach auf dem Smartphone.
Ein Fahrtenbuch ist für viele, die beruflich mit dem Auto unterwegs sind, unverzichtbar.
Als Selbstständige:r oder Freischaffende:r ist das Fahrtenbuch dein wichtigstes Werkzeug, um die geschäftlich gefahrenen Kilometer von den privaten zu trennen. Jede Fahrt, die du für dein Unternehmen machst, ist betrieblich bedingt und kann von der Steuer abgesetzt werden. Ohne ein lückenloses Fahrtenbuch schätzt das Finanzamt den Anteil der Privatnutzung, was oft zu einer höheren Steuerbelastung führt.
Auch für Angestellte ist ein Fahrtenbuch sinnvoll, besonders wenn sie den Dienstwagen auch privat nutzen. Hier geht es um den sogenannten Sachbezug. Der Begriff bezeichnet einen geldwerten Vorteil, den Mitarbeiter:innen von ihrem Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt erhalten – zum Beispiel die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs. Diesen geldwerten Vorteil musst du versteuern. Je mehr du privat fährst, desto höher ist dein Sachbezug. Mit einem digitalen Fahrtenbuch kannst du genau nachweisen, welche Fahrten beruflich waren. So kann der Sachbezug exakt berechnet werden und du zahlst nur Steuern auf die tatsächliche private Nutzung.
Besonders wenn mehrere Personen dasselbe Fahrzeug nutzen, ist die Dokumentation wichtig, auch um Verkehrsverstöße besser nachvollziehen zu können. Wer mit Mitbewohner:innen oder Nachbar:innen einen Carsharing-Vertrag abgeschlossen hat, sollte die Fahrten detailliert dokumentieren. Das erleichtert die spätere Abrechnung nach Nutzung. Zusätzlich sollten alle Beteiligten ihre Ausgaben wie etwa für Sprit oder die Autowäsche festhalten, um die Kosten für das gemeinsam genutzte Fahrzeug gerecht zu verteilen.
Digitale Lösungen per Smartphone-App machen die Dokumentation ganz einfach: Du gibst in der Fahrtenbuch-App lediglich den Grund der Fahrt an und die App kümmert sich um den Rest.
Die Daten wie Abfahrts- und Ankunftsort, die gefahrenen Kilometer und die gefahrene Strecke werden automatisch erfasst. Die meisten Apps erinnern dich daran, fehlende Angaben wie den Zweck der Fahrt zu vervollständigen. Das spart Zeit und garantiert, dass du keine wichtigen Eintragungen vergisst. Die Nutzung ist denkbar einfach.
Fahrtenbuch-Apps nutzen unterschiedliche Technologien, um sich mit dem Fahrzeug zu „verbinden” und die notwendigen Daten zu erfassen. Das sind die drei gängigen Varianten:
Verbindung über das Smartphone-GPS ist die einfachste und am häufigsten genutzte Methode. Die App erfasst Start, Ziel und Strecke über das GPS-Modul deines Smartphones. Vorteil: Du brauchst keine zusätzliche Hardware. Du musst lediglich sicherstellen, dass dein Smartphone mit der App während der Fahrt bei dir im Fahrzeug ist. Der Nachteil: Die GPS-Erfassung ist nicht immer 100-prozentig genau, besonders in Tunneln oder Parkhäusern, wo das GPS-Signal schwächer sein kann. Außerdem wird der exakte Kilometerstand nicht direkt aus dem Fahrzeug ausgelesen, sondern nur annähernd berechnet.
Viele moderne Fahrtenbuch-Lösungen setzen auf einen kleinen Stecker, der in die OBD-2-Schnittstelle deines Fahrzeugs eingesteckt wird. Diese Schnittstelle ist in fast allen Autos ab Baujahr 2001 (Benziner) bzw. 2004 (Diesel) vorhanden und befindet sich meist im Fußraum unter dem Lenkrad. Der Stecker, oft auch „Dongle” genannt, liest alle relevanten Daten wie den Kilometerstand direkt aus der Elektronik deines Fahrzeugs aus.
Die Verbindung zwischen Stecker und App erfolgt meist über Bluetooth oder eine integrierte SIM-Karte im Stecker selbst.
Vorteil: Dies ist die manipulationssicherste und genaueste Methode. Der exakte Kilometerstand wird direkt aus der Fahrzeug-Elektronik ausgelesen, was für das Finanzamt besonders wichtig ist. Die Erfassung beginnt und endet automatisch mit dem Start bzw. dem Ausschalten des Motors.
Einige wenige Apps arbeiten direkt mit den Systemen der Fahrzeug-Hersteller zusammen, zum Beispiel über die „Connected Car”-Funktionen.
Für die steuerliche Anerkennung eines digitalen Fahrtenbuchs in Österreich gibt es klare Regeln, die du unbedingt beachten solltest:
Ein lückenloses und manipulationssicheres digitales Fahrtenbuch wird vom Finanzamt in der Regel ohne Probleme anerkannt. Das ist besonders wichtig für Unternehmen mit mehreren Mitarbeiter:innen, die Firmenfahrzeuge nutzen.
Erfüllt sie die Anforderungen des Finanzamts, wird sie als finanzamtskonform ausgewiesen oder von Steuerberatern empfohlen?
Erfassung der Fahrten automatisch per GPS oder OBD-Stecker. OBD-basierte Lösungen bieten oft eine höhere Genauigkeit und weniger Aufwand
Automatische Kategorisierung (privat/dienstlich) und Wiedererkennung von Fahrtzielen sparen Zeit und minimieren Fehlerquellen
Eine sichere, cloudbasierte Speicherung aller Daten mit Zugriffsschutz und regelmäßigen Backups
Revisionssichere Änderungshistorie und Datenspeicherung für die gesetzlich vorgeschriebene Zeit (meist 10 Jahre)
Kompatibilität mit Ihrem mobilen Betriebssystem (iOS/Android)
Vimcar positioniert sich als Anbieter für Unternehmen und Selbstständige und ist für seine strikte Konformität mit den steuerlichen Anforderungen bekannt. Vimcar setzt auf einen OBD-2-Stecker (der "Fahrtenbuch-Stecker"), der in die entsprechende Buchse deines Fahrzeugs eingesteckt wird. Es gibt auch eine GPS-App-Lösung, doch in Bezug auf das Finanzamt ist die OBD-Lösung sicherer. Das digitale Fahrtenbuch von Vimcar ist ein kostenpflichtiges Abo-Modell, das monatlich oder jährlich bezahlt wird. Zum Abo gehören Hardware, App und Cloud-Service.
Tour richtet sich an Einzelpersonen und macht dank automatischer GPS-Erfassung das Führen des Fahrtenbuchs so einfach wie möglich. Die App läuft im Hintergrund und erkennt automatisch, wenn eine Fahrt beginnt und endet. Nach der Abfahrt musst du nur per Klick oder Wisch die Art der Fahrt festlegen.
Es gibt eine kostenlose Version, die oft als Test- oder Basisversion dient und eine begrenzte Anzahl an Fahrten aufzeichnet. Für die unbegrenzte Nutzung und alle Funktionen, die für das Finanzamt relevant sind, ist eine kostenpflichtige Lizenz oder ein Abo erforderlich.
DriveBox, ein Anbieter aus Österreich, nutzt eine Hardware-Lösung in Form eines kleinen Steckers, der in die OBD-Schnittstelle deines Fahrzeugs gesteckt wird. Dieser Stecker übermittelt die Daten – in der Regel über eine integrierte SIM-Karte – an eine Cloud-Plattform.Da die Daten direkt aus dem Fahrzeug-System ausgelesen werden, gilt die DriveBox-Lösung als besonders sicher und Finanzamt-konform.
Über die Smartphone-App meldest du als Fahrer:in, ob eine Fahrt privat oder geschäftlich ist und kannst Kommentare einfügen. Die eigentliche Erfassung der Daten übernimmt DriveBox komplett selbstständig.
DriveBox ist für Arbeitgeber interessant. Dank verschlüsselter Datenanbindung haben Arbeitgeber stets Zugriff auf getätigte Fahrten und können daraus Berichte erstellen. Es gibt keine kostenlose Version, da die Hardware zur Erfassung der Daten immer benötigt wird. DriveBox bietet verschiedene Abo-Pakete an, die auf unterschiedliche Bedürfnisse (z.B. Einzelunternehmer vs. Fuhrparks) zugeschnitten sind.
AutoLogg bietet flexible Lösungen an. Es gibt eine reine GPS-App-Variante, bei der die Fahrten über dein Smartphone erfasst werden. Zusätzlich gibt es eine Hardware-Variante mit einem OBD-Dongle, der eine genauere Erfassung der Daten ermöglicht und den Kilometerstand direkt ausliest. Durch einen Wisch von links nach rechts oder von rechts nach links wird eine Fahrt als „privat“ oder „geschäftlich“ eingeordnet. Der Zweck der Fahrt kann manuell eingetragen werden.
Die Hardware-Variante ist für die steuerlich sichere Nutzung oft die bessere Wahl.
Kosten & Bezahlmodell: AutoLogg bietet oft einen kostenlosen Probemonat an. Die Bezahlversion gibt es in verschiedenen Tarifen, die sich nach dem gewählten Funktionsumfang (z.B. mit oder ohne Hardware) richten.
Regelmäßige Kontrolle: Auch wenn die Erfassung automatisch erfolgt, solltest du die Eintragungen regelmäßig prüfen.
Zweck der Fahrt: Gib den Zweck jeder Fahrt so präzise wie möglich an. "Kundenbesuch" ist besser als "beruflich".
Kilometerstand: Achte darauf, dass der Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Jahres korrekt in der App erfasst ist.
Privatfahrten: Vergiss nicht, private Fahrten als solche zu kennzeichnen. Das ist entscheidend für die korrekte Berechnung des Sachbezugs.
